Das Bearbeiten langer Dokumente hat in allen Büros etwas von einem russischen Roulette - knallt's oder knallt's nicht? Ich verstehe den Horror, den ein 150-Seiten-Vertrag auslöst. Besonders, wenn über mehrere Abteilungen oder mehrere Standorte gearbeitet werden muss.

Erleichtern Sie sich und Ihren Kollegen die Arbeit, indem Sie sich strikt an Standards halten. Ich höre jetzt alle seufzen: "Ich würde ja, aber ... mein Chef - meine Kollegin - der Abteilungsleiter von XY ... machen da nicht mit."

Die Sonderwünsche der anderen fallen jedem sofort auf - dass die eigenen kleinen Änderungen an den Formaten oder Standards genauso störend sind, will niemand wahrhaben. Was ist denn schon dabei, wenn ich - mein Chef - die Überschriften zentriere, statt sie linksbündig zu belassen? Warum sollte es schon großartig stören, wenn ich einen Absatz nicht auf 1 cm, sondern auf 1,5 cm einrücke?

Weil der nächste, der an dem Dokument arbeitet, das nicht weiß und im Standardformat weiterarbeitet. Oder weil er nicht weiß, wie Sie diese besondere Formatierung erreicht haben und sich stundenlang abmüht, das genauso herzustellen. Oder weil im anderen Standort ein Teildokument erfasst wird und zu Ihrem dazukopiert werden soll. Und schon haben Sie mindest vier verschiedene Formate im gleichen Dokument. Ich garantiere Ihnen, dass damit Ärger einhergeht - die Überschriften werden sich genau dannnicht mehr korrekt nummerieren, wenn Sie abends um 23:30 Uhr mutterseelenalleine im Büro sitzen und alle Hotliner dieser Welt längst in Morpheus Armen liegen. Und Ihr Abgabetermin ist in genau einer halben Stunde ...

Halten Sie sich an den Standard!
Das ist für alle Schreibenden einfach, effizient und zeitsparend.
Jeder Sonderwunsch kostet Zeit, Nerven und bringt Ihr Dokument dem Absturz näher.

Machen Sie sich Gedanken, bevor Sie über drei Abteilungen und vier Standorte eine Due Dilligence beginnen. Legen Sie auf einer DIN-A4-Seite fest, welche Regeln für das Formatieren gelten:

• Welche Dokumentvorlage legen wir zugrunde? Wenn es keine Firmenvorgabe für Ihren Fall gibt, lassen Sie sich eine Dokumentvorlage machen (DOT bzw. DOTX nennt man das im IT-Sprachgebrauch).
  In der DOTX wird genau festgelegt, wie Überschriften aussehen und wie sie nummeriert werden. Das legt man in Formatvorlagen fest.
• Beschreiben Sie die wichtigsten Formate auf einer Seite:
  • Welche Formatvorlagen werden für Überschriften verwendet?
  • Welche Formatvorlagen werden für normalen Text, für Einrückungen und für nummerierte Texte verwendet?
  • Welche manuellen Formate sind erlaubt, welche nicht?
  • Wie sehen die Kopf- und Fußzeilen aus?
  • Welche Seitennummerierung wird verwendet?
• Erstellen Sie ein eindeutiges Muster - am besten als Rückseite zur Beschreibung. Alle Überschriftsebenen, Textkörper, nummerierte Listen sowie Kopf- und Fußzeile müssen zu sehen sein.

Das Blatt verteilen Sie an alle Beteiligten zusammen mit der Dokumentvorlage (DOTX) oder der Beschreibung, wie man die DOTX aufruft.

05.07.2009